Aviso de privacidad para nuestros empleados y solicitantes de empleo

English ->

“Extraordinariamente humano” es uno de los principios fundamentales por los que lucha la cultura de Asurion y está presente en la manera en que manejamos y protegemos no solo los datos personales de nuestros clientes, sino también los suyos como nuestros valiosos empleados y solicitantes de empleo. Con ese objetivo en mente, proporcionamos este Aviso de privacidad (“Aviso”) para describir cómo Asurion recopila, usa, divulga y maneja sus datos personales y la información sobre los derechos de privacidad que pueda tener según el lugar donde viva.

Algunos términos

Cuando usamos “Asurion” o términos como “nosotros”, “nos” o “nuestro” en este Aviso, nos referimos a Asurion, LLC y nuestras subsidiarias y filiales.

Cuando usamos el término “Solicitante de empleo” en este Aviso, nos referimos a aquellas personas que enviaron información a Asurion (como un currículum o una solicitud de trabajo) para postularse como Empleado, o que de otro modo dieron su consentimiento para ser considerados como solicitantes de empleo.

Cuando usamos el término “Empleado”, nos referimos a aquellas personas que fueron o son actualmente empleados de Asurion, así como a miembros de nuestra fuerza laboral extendida, incluidos contratistas independientes, trabajadores eventuales o de agencias y pasantes.

Cuando usamos términos como “usted” y “su”, nos referimos a usted como empleado de Asurion o como Solicitante de un empleo vacante en Asurion.

Cuando nos referimos a “datos personales”, nos referimos a cualquier información que se relaciona con una persona identificada o identificable, ya sea que esa persona sea identificable de manera directa o indirecta.

Fuentes de datos personales

Asurion puede obtener sus datos personales:

• directamente de usted;
• de manera indirecta, como a través de empleadores anteriores, agencias de contratación y otros terceros;
• de fuentes públicas, como registros públicos y foros públicos, incluidas las redes sociales; y
• de dispositivos emitidos por Asurion y otros dispositivos electrónicos que usted utiliza en su rol como empleado de Asurion.

Es importante que la información contenida en nuestros registros sea precisa y esté actualizada. Si los datos personales que nos proporcionó cambian durante el transcurso de su empleo, manténganos informados de dichos cambios o encárguese de los datos personales que comparte con nosotros mediante la edición o actualización de su perfil de Asurion en nuestro portal para empleados.

Categorías de la información personal que recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de datos personales acerca de usted, dependiendo de si es un empleado de Asurion o solicitante de empleo y según de la naturaleza de su posición y rol dentro de nuestra compañía y los requisitos de las leyes aplicables.

• Datos de identificación como su nombre, identificadores gubernamentales, números de identificación del empleado y números de credenciales.
• Datos de contacto, incluida su dirección física, número de teléfono, dirección de correo electrónico y detalles del contacto de emergencia.
• Datos de contratación, incluida la información relacionada con las cualificaciones del solicitante de empleo, su currículum vitae, historial educativo, empleo anterior, referencias, estado migratorio y documentación, permisos y visas de residencia, documentos de identificación nacional, pasaporte y otra documentación oficial que respalde la autenticación o elegibilidad para el empleo (por ejemplo, formulario I-9 en los Estados Unidos).
• Datos de empleo como la información relacionada con su rol en Asurion, como su posición, cambios de rol, notificaciones de renuncia o despido, ubicación de la oficina, contratos de trabajo, registros de rendimiento y disciplinarios, calificaciones académicas y profesionales, datos de antecedentes penales, estatus y documentación de inmigración, permisos de residencia y visas, identificación o pasaporte, evaluaciones de salud ocupacional aplicables y accidentes laborales.
• Datos de beneficios incluida la información relacionada con los beneficios laborales que le ofrecemos, como información sobre su cónyuge y dependientes, información de salud (incluido el estado de vacunación cuando sea necesario para cumplir con las regulaciones), vacaciones, permisos de ausencia e información sobre alojamiento.
• Datos de gestión del rendimiento como información relacionada con evaluaciones o revisiones de desempeño, acciones disciplinarias y quejas, y planes de capacitación y desarrollo.
• Datos financieros, incluidos los datos bancarios, la información fiscal, la información de la nómina, las retenciones, los salarios, los gastos, las asignaciones de la empresa, la subvención de comisiones y la cesión de acciones.
• Datos demográficos como la fecha de nacimiento, el sexo, la raza o etnicidad, la condición de veterano, las discapacidades, la orientación sexual y la expresión de género, así como información relacionada con otras categorías demográficas. Los empleados siempre pueden ver y actualizar sus datos demográficos en nuestro portal para empleados.
• Datos de localización como de los vehículos propiedad de Asurion, dispositivos informáticos emitidos por Asurion o dispositivos móviles con aplicaciones específicas que se instalan para nuestros expertos que trabajan en el hogar, técnicos de campo o aquellos que viajan por negocios de Asurion.
• Información audiovisual como las grabaciones de audio de las interacciones que pueda tener con clientes de Asurion y grabaciones de video capturadas en nuestras oficinas, sede corporativa, almacenes, tiendas y otros sitios físicos.
• Datos del uso de sistemas y activos como información necesaria para brindar acceso a los recursos informáticos de Asurion, como las direcciones IP, los archivos de registro, la información de inicio de sesión, los sitios web visitados, los sistemas accedidos, los inventarios de software o hardware, las comunicaciones internas e información recopilada por las aplicaciones internas de Asurion que se proporcionan a los empleados, como herramientas y plataformas de comunicación para empleados. Esto también incluye datos de asignación de activos y datos que se usan con fines de seguridad y continuidad comercial e información necesaria para utilizar los sitios web de Asurion, incluidos los controles de acceso y seguridad.
• Otra información que puede optar por compartir con nosotros como las respuestas a encuestas de opinión y participación en programas como Compassion Forward.
• Información biométrica como una huella digital o reconocimiento facial para confirmar su identidad.

De qué manera usamos sus datos

Solo procesamos sus datos personales cuando tenemos un motivo comercial legítimo o un requisito legal para hacer esto. Entre las principales razones para el procesamiento se incluyen las siguientes:

• Contratación. Durante el proceso de contratación, procesamos los datos personales del Solicitante de empleo para determinar la idoneidad y elegibilidad para un rol. Entre esto se incluye la verificación de cualificaciones. También se puede incluir la administración de verificaciones de antecedentes, pruebas de drogas y el establecimiento de su derecho a trabajar en una jurisdicción específica.
• Remuneración y beneficios. Usamos esta información para gestionar la nómina, los impuestos y los beneficios, así como para procesar reclamos relacionados con el trabajo, como la remuneración laboral, los reclamos de seguros, la gestión de gastos y viajes y los permisos para ausentarse.
• Capacitación. Usamos esta información para ayudarnos a crear y actualizar la capacitación de los empleados y otras oportunidades de desarrollo y hacer cumplir la finalización obligatoria de la capacitación.
• Revisiones del desempeño. Usamos esta información para hacer una revisión de su desempeño laboral y para ayudar a determinar sus requisitos de desempeño laboral y sus necesidades de desarrollo profesional.
• Requisitos legales. Usamos esta información para el cumplimiento de las leyes y reglamentos (por ejemplo, leyes laborales y de empleo, salud y seguridad, impuestos, leyes contra la discriminación) o para ejercer o defender nuestros derechos legales.
• Contactos. Usamos esta información de manera interna para compilar directorios de empleados o enviar artículos o documentos a correos electrónicos o direcciones particulares.
• Seguridad y TI. Usamos esta información para mantener la seguridad de los activos, los recursos y las instalaciones de Asurion y proporcionarle acceso a estos, administrar nuestras operaciones generales, brindarle los servicios necesarios para su rol y proteger su seguridad personal.
• Emergencias. Usamos esta información para ayudarnos a establecer sus contactos de emergencia y responder y gestionar las emergencias, las crisis y la continuidad comercial.
• Investigaciones y acciones disciplinarias. Utilizamos esta información cuando es necesario con el fin de investigar y respaldar las decisiones que tomamos sobre medidas disciplinarias o despidos, llevar a cabo la gestión de quejas o cuando es necesario para la detección de fraudes u otros tipos de irregularidades.
• Objetivos de diversidad, equidad e inclusión (DEI). Usamos esta información según sea necesario para ayudarnos a comprender la diversidad de nuestra fuerza laboral y apoyar iniciativas de diversidad, equidad e inclusión a nivel empresarial. En algunas circunstancias, es posible que también necesitemos usar estos datos para cumplir con las leyes locales. Por lo general, recopilamos esta información de manera voluntaria y usted no está obligado a proporcionarla a menos que sea necesaria para cumplir con una obligación legal. No divulgaremos estos datos sin su permiso a menos que la ley nos obligue a hacerlo.
• Monitoreo. Nuestros casos regulares acerca del uso de monitoreo se describen en el Manual del empleado, en la sección titulada Monitoreo del lugar de trabajo.
• Operaciones comerciales cotidianas.Podemos usar esta información para otros fines legítimos que sean razonablemente necesarios para las operaciones cotidianas en Asurion, como gestionar nuestra relación con los empleados, contabilidad, informes financieros, análisis comerciales, encuestas de empleados, planificación comercial operativa y estratégica, fusiones y adquisiciones, gestión inmobiliaria, viajes de negocios y gestión del gasto, y para facilitar la gestión y operación de la tecnología de la información y los sistemas y redes de comunicaciones; mejorar y mantener una gestión eficaz de la fuerza laboral; desarrollar y mejorar productos, servicios y operaciones; permitir funciones de informes y comunicaciones; gestión de riesgos y seguros; mantener registros que se relacionan con actividades comerciales; y obtener y mantener licencias, permisos y autorizaciones aplicables a las operaciones de Asurion.

Fundamentos jurídicos para procesamiento

Si pertenece a una jurisdicción que requiere fundamentos jurídicos para procesar datos personales (como el Área Económica Europea, el Reino Unido, Japón, Filipinas o Brasil), los fundamentos jurídicos de Asurion dependerán de los datos personales en cuestión y el contexto en el que los recopilamos.

Confiamos principalmente en su consentimiento para procesar sus datos personales al proporcionarle este aviso de privacidad para empleados antes o durante su incorporación y al recopilar su consentimiento por escrito para su contenido. Además, confiaremos en su consentimiento cada vez que procesemos datos personales confidenciales relacionados con su estado de salud actual.

Por lo general, recopilaremos sus datos personales solo cuando los necesitemos para llevar a cabo nuestro contrato de trabajo con usted, para cumplir con nuestras obligaciones legales o ejercer derechos en materia de empleo, o cuando el procesamiento sea en nuestro interés legítimo, siempre que esto no se anule según sus intereses de protección de datos o derechos y libertades fundamentales.

Si le solicitamos que proporcione datos personales para cumplir con un requisito legal o para realizar un contrato con usted, aclararemos esto en el momento pertinente y le informaremos si proporcionar sus datos personales es obligatorio o no, así como las posibles consecuencias si no lo proporciona.

De la misma manera, si recopilamos y usamos sus datos personales en función de nuestros intereses legítimos (o los de un tercero) que no se enumeran en la sección anterior “De qué manera usamos sus datos”, le haremos saber en el momento pertinente cuáles son esos intereses legítimos.

Si tiene preguntas o necesita más información sobre los fundamentos jurídicos sobre los cuales recopilamos y usamos sus datos personales, comuníquese con nosotros mediante los datos de contacto que se proporcionan en la sección Contáctenos a continuación.

Controladores de datos

Si se encuentra en el Área Económica Europea o el Reino Unido, el responsable del tratamiento de sus datos personales será la entidad corporativa que gestione el proceso de contratación o que lo contrate (por ejemplo, Asurion Europe Limited para empleados con sede en el Reino Unido).

De qué forma divulgamos sus datos personales

Asurion solo divulgará sus datos personales a aquellos que tengan una necesidad comercial legítima. Siempre que permitamos que un tercero acceda a sus datos personales, nos aseguraremos de que los datos personales se utilicen de manera coherente con este aviso de privacidad (y cualquier directriz interna de manejo de datos aplicable de conformidad con la confidencialidad y la clasificación de los datos personales). Obtendremos su consentimiento para cualquier divulgación de sus datos personales cuando así lo exija la ley. Sus datos personales se pueden divulgar a nuestras subsidiarias y filiales y a otros terceros, incluidos los proveedores de servicios, para los siguientes fines legítimos:

• A otros empleados, contratistas o filiales de Asurion para establecer, gestionar o finalizar su empleo con Asurion.
• A consultores y asesores para buscar asesoramiento legal de abogados externos y asesoramiento de otros profesionales como contadores o asesores de gestión.
• A proveedores de servicios profesionales para permitirles brindarle servicios en nombre de Asurion, como proveedores de reclutamiento, servicios de inversión financiera, proveedores de seguros, servicios de apoyo de nómina, proveedores de atención médica y otros proveedores de beneficios.
• A socios en transacciones corporativas y sus asesores profesionales en relación con la venta, la cesión u otra transferencia de todo o parte de nuestro negocio.
• A vendedores, proveedores de servicios y clientes para respaldar las operaciones cotidianas de Asurion y para llevar a cabo los propósitos de nuestro procesamiento de datos personales como se describe en la sección “De qué manera usamos sus datos” anterior.
• A autoridades gubernamentales o agencias de orden público si creemos de buena fe que estamos obligados por cualquier ley, regulación, proceso legal o autoridad gubernamental aplicable, o cuando sea necesario para ejercer, establecer o defender derechos legales, incluso para hacer cumplir nuestros acuerdos y políticas.
• A otros terceros para proteger los derechos o la propiedad de Asurion, para proteger a Asurion, a nuestros otros clientes o al público de daños o actividades ilegales, para responder a una emergencia que creemos que de buena fe requiere que divulguemos datos personales para evitar daños, o bajo su consentimiento.

De qué forma protegemos sus datos personales

Contamos con un sólido programa de seguridad que utiliza controles técnicos, administrativos y físicos apropiados para proteger sus datos personales contra la destrucción, la pérdida, la divulgación, la alteración o el uso accidental o ilegal. Estos controles varían según la sensibilidad de los datos personales involucrados y el estado actual de la tecnología.

Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales

La cantidad de tiempo que conservamos una categoría particular de datos personales variará según el propósito para el cual se recopilaron, nuestra necesidad comercial y nuestras obligaciones legales con respecto a estos. Buscamos minimizar nuestra retención de datos siempre que sea posible.

Empleados de Asurion. Por lo general, conservamos sus datos hasta el final de su empleo o contrato con nosotros, más el período de tiempo requerido por la ley del país o estado en el que está empleado o un período de tiempo razonable para responder a cualquier consulta y tratar con cualquier asunto legal, financiero o administrativo que pudiera surgir.

Solicitantes de empleo. Si solicita un trabajo con nosotros, conservaremos sus datos para determinar su elegibilidad para un rol actual o futuro con nosotros. Los períodos de retención varían según su ubicación y los requisitos legales locales.

Cuando no tengamos una necesidad comercial legítima continua o un requisito legal para procesar sus datos, los eliminaremos o los anonimizaremos o, si esto no es posible (por ejemplo, porque sus datos se almacenaron en archivos de respaldo), los almacenaremos de forma segura y los aislaremos de cualquier procesamiento posterior hasta que sea posible eliminarlos.

Si tiene preguntas específicas acerca de cuánto tiempo retenemos sus datos para otras jurisdicciones, comuníquese con nosotros mediante la información de contacto provista en la sección “¿Dónde acudir con preguntas?“ a continuación.

Cómo manejamos las transferencias internacionales de datos personales

Como organización global, es posible que debamos transferir sus datos personales fuera de su jurisdicción de origen a las filiales de Asurion, incluida nuestra sede en los Estados Unidos. Estos países pueden tener leyes de protección de datos diferentes a las leyes de su región. Solo transferiremos datos personales a otro país según las leyes de protección de datos aplicables y con la confianza de que existen las protecciones adecuadas para los datos.

Transferencias internas. Si necesitamos transferir sus datos personales de una filial de Asurion a otra, dependemos de los acuerdos contractuales, específicamente las cláusulas contractuales tipo, cuando así lo exija la ley.Nuestras prácticas de privacidad también cumplen con el Sistema de Reglas de Privacidad Transfronteriza (Cross Border Privacy Rules, CBPR) del Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC, por sus siglas en inglés). El sistema CBPR del APEC proporciona un marco para que las organizaciones garanticen la protección de los datos personales transferidos entre las economías participantes en el APEC. Puede encontrar más información sobre el marco del APEC aquí.

Transferencias externas. Si necesitamos transferir sus datos personales internacionalmente fuera de Asurion a un procesador que maneja esos datos en nuestro nombre, confiamos en acuerdos contractuales como las cláusulas contractuales tipo, cuando así lo exija la ley.

Ejercicio de sus derechos bajo las leyes de privacidad

Sin importar si es un empleado de Asurion o un solicitante de empleo, según el lugar donde viva, es posible que tenga ciertos derechos proporcionados por las leyes de privacidad aplicables. Donde corresponda, y sujeto a ciertas limitaciones y excepciones, los derechos pueden incluir lo siguiente:

• el derecho a corregir sus datos si están desactualizados, incompletos o son inexactos;
• el derecho a solicitar una confirmación de que estamos procesando sus datos y tener acceso a los datos que procesamos sobre usted;
• el derecho a que se eliminen sus datos;
• el derecho a restringir el procesamiento de sus datos;
• el derecho a transmitir sus datos a otra organización;
• el derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales;
• el derecho a retirar el consentimiento para los datos que nos proporcionó de forma consensuada; y
• el derecho a obtener información sobre las entidades a las que comunicamos sus datos.

Una nota para nuestros empleados: queremos empoderarlos con respecto a sus datos personales. Les proporcionamos una serie de herramientas para ayudarlo a actualizar, acceder o eliminar algunos de sus datos usted mismo a través de nuestro portal interno para empleados.

Las solicitudes para ejercer estos derechos pueden presentarse a través del portal de derechos de privacidad de Asurion, al llamar al 1-844-798-7701 o al enviarnos un correo electrónico a privacy@asurion.com. Asurion responderá a estas solicitudes en la forma en que lo dicta la ley. Nunca será objeto de discriminación por ejercer cualquiera de estos derechos.

Asurion tomará medidas razonables para validar su identidad antes de responder a una solicitud de derechos de privacidad. La información que se le solicita para validar su solicitud generalmente será información como su nombre, dirección de correo electrónico u otra información de contacto similar. En algunos casos, le solicitaremos datos personales adicionales sobre usted para validar su identidad.

Agentes autorizados. Si es residente de California, un agente debidamente autorizado puede ejercer los derechos de privacidad en su nombre. Los agentes autorizados deben comunicarse con nosotros mediante una solicitud a través de nuestro formulario web e indicar que envían la solicitud como un agente. Nos reservamos el derecho a solicitar al agente que valide su identidad y de exigirle que proporcione un permiso firmado para demostrar la autoridad para actuar en su nombre. También podemos solicitarle, si usted está en la capacidad, que verifique su propia identidad directamente con nosotros o que confirme directamente con nosotros que le dio permiso al agente autorizado para enviar la solicitud.

Cambios a este Aviso

Actualizamos este Aviso de manera periódica para cumplir con las leyes y regulaciones globales y con nuestras cambiantes prácticas comerciales. Encontrará la fecha de la actualización más reciente en la parte superior del Aviso actual. Visite este sitio de manera periódica para leer el Aviso. Cumpliremos con las leyes aplicables en la medida en que se requiera cualquier medio adicional para alertarlo sobre cambios en el Aviso.

¿Cómo maneja Asurion las disputas relacionadas con los datos personales?

Decisiones de apelación que tomamos sobre sus datos. Esperamos poder brindarle las respuestas que busca cuando ejerza sus derechos de privacidad o se comunique con nosotros con preguntas o quejas relacionadas con nuestras prácticas de protección de datos. Sin embargo, si desea apelar una decisión que recibió de nosotros sobre una solicitud de derechos de privacidad que envió o expresar inquietudes relacionadas con nuestras prácticas de protección de datos, puede hacerlo comunicándose con nuestro equipo de privacidad por correo electrónico en privacy@asurion.com.

Derecho a reclamar ante una autoridad supervisora o proveedor de resolución de disputas.Si no podemos resolver su inquietud nosotros directamente, puede tener derecho a presentar una queja o apelación ante la autoridad supervisora en el estado o país en el que trabaja o en el que considera que se infringió alguna norma de protección de datos. También puede comunicarse con nuestro proveedor de resolución de disputas externo con sede en Estados Unidos.

Recursos para obtener respuestas

Puede comunicarse con la Oficina de privacidad de Asurion si tiene preguntas sobre este Aviso o sobre el uso de datos personales relacionados con nuestros sitios web, productos o servicios, o comuníquese con nuestro oficial de protección de datos por correo electrónico en privacy@asurion.com, por teléfono al 1-844-798-7701 o por correo postal a la siguiente dirección:

Asurion

Attn: Privacy Office

c/o General Counsel

cc: Asurion Trust Office

140 11th Ave. North

Nashville, TN 37203